Bilanço Hesaplarının İşleyiş Kuralları

Aktif ve pasif hesapların artış ve azalış yönleri, düzenleyici hesapların istisnası.

Bilanço hesapları, işletmenin varlıklarını ve kaynaklarını gösteren hesaplardır. Hesap planının 1, 2, 3, 4 ve 5 numaralı sınıfları bilanço hesaplarından oluşur. Bu hesapların işleyişi tek bir mantığa dayanır ve istisnası azdır.

Aktif hesaplar

Varlıkları gösteren hesaplardır. Bilançonun sol tarafında yer alırlar.

Varlık arttığında hesap borçlandırılır.
Varlık azaldığında hesap alacaklandırılır.
Normal olarak borç kalanı verirler.

Örnek: Kasaya para girdiğinde 100 Kasa borçlandırılır, kasadan para çıktığında alacaklandırılır.

Pasif hesaplar

Borçları ve özkaynakları gösteren hesaplardır. Bilançonun sağ tarafında yer alırlar.

Borç veya özkaynak arttığında hesap alacaklandırılır.
Azaldığında borçlandırılır.
Normal olarak alacak kalanı verirler.

Örnek: Satıcıdan vadeli mal alındığında 320 Satıcılar alacaklandırılır, satıcıya ödeme yapıldığında borçlandırılır.

Düzenleyici hesaplar

Bazı hesaplar, ait oldukları grubun tersine çalışır. Bunlara düzenleyici veya aktifi ya da pasifi düzenleyen hesaplar denir. Bilançoda kendi grubunda görünürler ama düzenledikleri hesaptan indirilerek gösterilirler. Hesap adlarının sonundaki eksi işareti bunu belirtir.

Düzenleyici hesap örnekleri
Hesap	Düzenlediği hesap	Normal bakiye
257 Birikmiş Amortismanlar (−)	25 grubu maddi duran varlıklar	Alacak kalanı
129 Şüpheli Ticari Alacaklar Karşılığı (−)	128 Şüpheli Ticari Alacaklar	Alacak kalanı
103 Verilen Çekler ve Ödeme Emirleri (−)	102 Bankalar	Alacak kalanı
501 Ödenmemiş Sermaye (−)	500 Sermaye	Borç kalanı
122 Alacak Senetleri Reeskontu (−)	121 Alacak Senetleri	Alacak kalanı

Örneğin bir binanın maliyeti 2.000.000 lira, birikmiş amortismanı 400.000 lira ise bilançoda binanın net değeri 1.600.000 lira olarak görünür. Bina hesabının kayıtlı değeri değişmez; azaltma düzenleyici hesap üzerinden yapılır. Bu sayede hem varlığın maliyeti hem de ne kadarının tükendiği ayrı ayrı izlenebilir.

Neden doğrudan azaltmıyoruz

Amortismanı doğrudan bina hesabından düşmek matematiksel olarak aynı sonucu verir ama bilgi kaybına yol açar. Varlığın kaç liraya alındığı ve bugüne kadar ne kadarının itfa edildiği görülemez hale gelir. Düzenleyici hesap kullanmak, iki bilgiyi de korumanın yoludur.

Bu konuyu gerçekten öğrenme rehberi

Bu bölümün amacı: işlemin dönem sonucuna ve mali tablo kalemlerine hangi kanaldan ulaştığını göstermek.

Başlamadan önce bilinmesi gerekenler: hesap sınıfları, bakiye mantığı, tahakkuk, değerleme ve dönem sonu işlemleri.

İşlem ve düşünme akışı

Dönem başı bakiyeyi, dönem içi hareketi ve dönem sonu bakiyeyi ayırın.
Stok, alacak, borç veya maliyetin hangi değerleme kuralıyla ölçüldüğünü belirleyin.
Düzeltme, karşılık, amortisman veya yansıtma kaydını ana işlemden ayırın.
Mizan bakiyesinin bilanço veya gelir tablosundaki karşılığını açıklayın.

Karar vermeden önce sorulacak sorular

Bu olay hangi ekonomik kaynağı, borcu, geliri veya gideri değiştiriyor?
Belge var mı; belge tarihi, işlem tarihi ve ödeme tarihi aynı mı?
İşlem hangi hesapta izlenmeli ve bu hesabın normal bakiyesi nedir?
Bu kayıt hangi mali tablo kalemini ve hangi dönemin sonucunu etkiliyor?

İstisnalar ve sınır durumları

Değerleme yöntemi, sayım farkı, karşılık, amortisman ve dönem sonu yansıtma işlemleri aynı hesabın dönem içi hareketinden farklı kurallar taşır.

Uygulama dosyası kontrol listesi

Dönem içi kayıt ile dönem sonu düzeltmesini ayırmak.
Brüt tutar, karşılık ve net defter değerini ayrı göstermek.
Mizan toplamı denk olsa bile yanlış sınıflandırma ihtimalini araştırmak.
Mali tablo etkisini hesap bazında izleyebilmek.

Kendini sınama

Konuyu bir cümlede tanımlayıp kapsamına girmeyen bir örnek verebilir misiniz?
Aynı işlemi peşin ve vadeli olarak kaydettiğinizde hangi hesap değişir?
Bir tutarın dönemsellik veya vergi yönünden neden farklılaşabileceğini açıklayabilir misiniz?
Kayıt doğru göründüğü halde hangi belge ve mutabakatlarla tekrar kontrol edersiniz?

Uygulama masası

Uygulamayı kapatmadan önce sonucu bir ekstre veya mizan bakiyesiyle karşılaştırın; küçük farklar çoğu zaman varsayımı gösterir.

Olayı tanımlayın: Örnek olay: işletme 100.000 TL bedelli bir malı vadeli satın alıyor ve örnek olarak %20 vergi uygulanıyor. 153 hesabı 100.000 TL, 191 hesabı 20.000 TL borç; 320 hesabı 120.000 TL alacak çalışır. Kayıt, belgedeki toplamla mutlaka eşleşmelidir.
Hesapları kurun: Belge tarihini, hesapların borç-alacak yönünü ve yardımcı hesap açıklamasını aynı sırayla yazın. Ardından yevmiye toplamını mizan bakiyesiyle, mizanı da ilgili mali tablo kalemiyle karşılaştırın.
Sonucu test edin: Kayıt denk olsa bile hesap seçimi yanlış olabilir. Ticari nitelik, vade, KDV ve dönem ayrımı kontrol edilmeden yalnızca borç-alacak eşitliğine güvenmeyin.

Sayısal mini örnek

Örnek olay: işletme 100.000 TL bedelli bir malı vadeli satın alıyor ve örnek olarak %20 vergi uygulanıyor. 153 hesabı 100.000 TL, 191 hesabı 20.000 TL borç; 320 hesabı 120.000 TL alacak çalışır. Kayıt, belgedeki toplamla mutlaka eşleşmelidir.

Çözüm ve sonuç

Çözüm: 100.000 TL mal bedeli ve 20.000 TL örnek vergi, toplam 120.000 TL borç doğurur. 153 hesabı 100.000 TL, 191 hesabı 20.000 TL borç; vadeli işlemde 320 hesabı 120.000 TL alacak çalışır. Borç toplamı ve alacak toplamı 120.000 TL'dir.

Bu örneği kendi belgenize uyarlarken tarih, tutar, vergi türü, vade ve yardımcı hesap açıklamasını ayrı ayrı yazın. Böylece kayıt yalnızca denk değil, sonradan izlenebilir olur.

Sık karıştırılan noktalar

Belge tarihi ile ödeme tarihini aynı kabul etmeyin; tahakkuk ve nakit hareketi farklı günlerde olabilir.
Hesap kodu doğru olsa bile karşı hesap, vergi uygulaması veya dönem ayrımı yanlış olabilir.
Örnekteki tutarları güncel oran gibi kullanmayın; güncel parametre gerekiyorsa ilgili resmî kaynak bilgisini ve hesaplayıcıyı açın.

Bir adım daha ileri

Bir adım ileri: bu işlemi farklı bir belge, taraf veya dönemle tekrar kurup değişen varsayımı ve sabit kalan muhasebe mantığını not edin.